Website-Relaunch für Ultramarathon-Vereinigung

Neugestaltung der Website der Deutschen Ultramarathon-Vereinigung e.V. (DUV)
www.d-u-v.org

Auftraggeber: Deutsche Ultramarathon-Vereinigung e.V. (DUV)
Projekt: Relaunch der Vereins-Website auf WordPress
Ansprechperson: Egon Theiner, Pressewart der DUV
Budget: 2.500 € (Obergrenze)

1. Über die DUV

Die Deutsche Ultramarathon-Vereinigung e.V. vertritt den Ultralauf in Deutschland. Sie betreut die Deutschen Meisterschaften über 6 Stunden, 24 Stunden, 50 km, 100 km und im Ultratrail. Außerdem führt sie DUV-Cup und DUV-Bundesliga, entsendet Teams zu internationalen Meisterschaften und begleitet das Vergabeverfahren zum Spartathlon. Ihre Fachzeitschrift ULTRAMARATHON ist im Mitgliedsbeitrag enthalten und wird online oder gedruckt bezogen. Die Website ist die zentrale Plattform für Mitglieder, Athletinnen und Athleten, Veranstalter, Medien und Partner.

2. Ausgangslage

Die Website basiert derzeit auf Joomla. Sie läuft unter www.ultra-marathon.org, und www.d-u-v.org leitet dorthin weiter.
Das Hauptmenü umfasst die Bereiche „Die DUV“, „News“, „DUV Sport“, „Service“, „Galerie“, „Kalender“ und „Ergebnisse“ und reicht bis in die dritte Ebene. Besonders verschachtelt ist der Bereich „Spartathlon“.
Kalender und Ergebnisse liegen auf der getrennten Subdomain statistik.d-u-v.org und sind optisch nicht in die Hauptseite integriert.
Die Startseite kombiniert einen Newsblog mit Kategorien, eine Übersicht der Deutschen Meisterschaften, ein „aktuelles Foto“, ein Werbebanner und einen Login für Mitglieder.
Mitglieder laden im geschützten Bereich die Zeitschrift ULTRAMARATHON herunter.
Der Beitritt läuft über ein Online-Formular mit SEPA-Lastschriftmandat und vier Beitragsstufen. Alternativ steht ein PDF-Formular bereit.
Die Seite verlinkt auf Facebook und Twitter.
Die Website ist ausschließlich deutschsprachig, soll nun aber auch die Option erhalten, englischsprachige Inhalte zu integrieren

3. Projektziele
Die DUV erhält einen modernen, mobil optimierten Auftritt entweder auf Joomla oder einem anderem CMS.
Kalender und Ergebnisse wirken für Nutzer wie Teil der Hauptseite und nicht wie ein getrenntes System.
Ehrenamtliche Redakteure und Ausschüsse pflegen Inhalte ohne Programmierkenntnisse selbst.
Beitritt und Zeitschriftenzugang laufen mit möglichst wenigen manuellen Zwischenschritten.
Die Website ist DSGVO-konform, sicher und langfristig wartbar.
Die Struktur lässt eine spätere englischsprachige Version zu.

5. Leistungsumfang im Budget (Muss-Kriterien)

5.1 Konzeption und Design
Der Auftragnehmer analysiert die bestehende Seite und entwickelt daraus eine neue, schlankere Menüstruktur.
Er passt ein Theme an das Logo und den Claim der DUV („Wir fangen an, wo Marathon aufhört!“) an. Zwei Abstimmungsrunden mit dem Ansprechpartner sind enthalten.
Das Layout ist Mobile-first und für Smartphone, Tablet und Desktop ausgelegt.
Der Auftragnehmer liefert eine kurze Dokumentation von Farben, Schriften und Seitenvorlagen.

5.2 Umsetzung
Der Auftragnehmer richtet WordPress oder ein anderes Content Management System mit Staging- und Live-Umgebung, Rollen- und Rechtekonzept, Backups und Sicherheitsmaßnahmen ein.
Er legt Seitenvorlagen für Nachrichten, Meisterschaften, DUV-Cup, Bundesliga, Kader, Sportler des Jahres, Hall of Fame und den Spartathlon-Bereich an, sodass Redakteure gleichartige Inhalte einheitlich pflegen.
Die Website enthält eine Volltextsuche, ein Kontaktformular mit Spamschutz sowie Impressum und Datenschutzerklärung.
Ein Consent-Management für Cookies und Drittanbieter-Inhalte gehört zum Umfang.
Der Auftragnehmer setzt Barrierefreiheit nach WCAG 2.1 AA in dem Umfang um, den das gewählte Theme zulässt, und benennt bekannte Einschränkungen.

5.3 Mitgliederbereich und Beitritt
Der Mitgliederbereich bietet einen sicheren Login mit Passwort-Reset und ein Archiv aller ULTRAMARATHON-Ausgaben zum Download.
Der Auftragnehmer beschreibt, wie er die bestehenden Benutzerkonten aus Joomla übernimmt oder per Passwort-Reset neu aktiviert.
Das digitale Beitrittsformular erfasst Beitragsstufe und SEPA-Mandat. Der Bewerber erläutert, wie er die Daten datenschutzkonform an die Geschäftsstelle übergibt, ohne Zahlungsdaten unverschlüsselt zu versenden oder dauerhaft auf dem Webserver zu speichern.

5.4 Kalender und Ergebnisse
Die Datenbank auf statistik.d-u-v.org bleibt technisch unverändert.
Der Auftragnehmer integriert sie über die Navigation und ein angepasstes Erscheinungsbild (Kopfbereich, Fußbereich, Farben und Schriften) in den neuen Auftritt.
Der Bewerber beschreibt seinen Ansatz und nennt den geschätzten Aufwand. Eine tiefere Integration wie Single Sign-on oder eine Migration der Datenbank ist keine Muss-Leistung.

5.5 Migration, Schulung und Übergabe
Der Auftragnehmer migriert die bestehenden Beiträge, Kategorien, Bilder und Dokumente aus Joomla. Über die Übernahme sehr alter Inhalte entscheidet die DUV gemeinsam mit ihm.
Er legt Weiterleitungen für alte URLs an, damit Suchmaschinen-Rankings und externe Verlinkungen erhalten bleiben.
Er schult die Redaktion in mindestens einer Sitzung und liefert Kurzanleitungen für die häufigsten Redaktionsaufgaben.
Nach dem Livegang behebt er Fehler vier Wochen lang kostenfrei.

6. Optionen außerhalb des Budgets

Der Bewerber bepreist die folgenden Punkte getrennt vom Festpreis, damit die DUV sie später einzeln beauftragen kann.

Eine englischsprachige Version der Website.
Ein Shop für die DUV-Kollektion.
Eine Event-Einreichung für Veranstalter, die Termine an den DUV-Kalender melden.
Eine datenschutzkonforme Einbindung von Social-Media-Kanälen.
Eine tiefere Integration der Ergebnisdatenbank, etwa mit Single Sign-on.
Ein Wartungs- und Supportvertrag nach Ablauf der Stabilisierungsphase.

7. Budget

Das Budget für alle Muss-Leistungen beträgt 3.000 € brutto inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer. Dieser Betrag ist die Obergrenze, und der Bewerber nennt einen Festpreis. Lizenzkosten für Theme und Plugins sind darin enthalten, sofern sie einmalig anfallen. Wiederkehrende Kosten wie Hosting oder Plugin-Lizenzen weist er getrennt aus. Die DUV klärt vor Ablauf der Angebotsfrist, ob sie das bestehende Hosting weiter nutzt. Stundensätze für Änderungswünsche nach der Abnahme nennt der Bewerber ebenfalls.

8. Inhalt des Angebots
Das Angebot stellt das Unternehmen kurz vor und nennt mindestens drei vergleichbare Referenzprojekte, bevorzugt für Vereine, Verbände oder Sportorganisationen.
Es beschreibt Vorgehen und Meilensteine und benennt die Projektverantwortlichen.
Es nennt das vorgesehene Theme oder den Baukasten und die wichtigsten Plugins mit Begründung.
Es zeigt einen konkreten Ansatz für die Anbindung von Kalender und Ergebnissen.
Es beschreibt die Migration aus Joomla, einschließlich der Benutzerkonten.
Es legt den Festpreis, die getrennt ausgewiesenen Optionen und die laufenden Kosten transparent dar.
Es erläutert den Umgang mit Datenschutz und Sicherheit.
Es klärt Nutzungsrechte. Die DUV erhält an allen individuell erstellten Inhalten ein umfassendes, dauerhaftes Nutzungsrecht.

Die DUV lädt die bestplatzierten Bewerber in der Woche vom 16. bis 20. November 2026 zu einer Videopräsentation von etwa 30 Minuten ein.

Die DUV beantwortet Rückfragen für alle Bewerber gleichlautend.

Die DUV kann das Verfahren jederzeit ohne Vergabe beenden. Ein Anspruch auf Aufwandsentschädigung für die Angebotserstellung besteht nicht.

Der Zuschlag setzt die Zustimmung des zuständigen Vereinsgremiums voraus.